Workflow Stundenauszüge

Hier zeigen wir dir den von pia empfohlenen Workflow für einen reibungslosen Ablauf zur Erstellung der Stundenauszüge – damit pia dir pünktlich und korrekt erfasste Stundenauszüge erstellen kann.

Vorgehen Stundenauszüge

pia empfielt dir folgenden Ablauf für die Erstellung der Stundenauszüge:

  1. Zeitrahmen für nächsten Stundenauszug definieren

    Auf der Übersichtsseite deiner Mitarbeitenden findest du oben rechts den Link Zeitrahmen für Stundenauszüge definieren. Dort kannst du den Zeitrahmen für den nächsten Stundenauszug für alle Mitarbeitenden gleichzeitig erstellen. Wähle jeweils eine eindeutige Bezeichung für die neue Periode wie zum Beispiel "Mai 2022". pia hinterlegt dir den neu erstellten Zeitrahmen bei jedem Mitarbeitenden unter folgeder Navigation:
    Mitarbeitende > Einzelner Mitarbeitender > Stundenauszüge.

    Jetzt gibt es diese beiden Optionen:

    • Mit Klick auf dieses Icon kannst du nun bereits eine Vorschau des Stundenauszuges anschauen. Diese Vorschau enthält natürlich immer erst die bis anhin erfassten Stunden.

    • Solange unter Freigabe dieses Icon erscheint, ist der Auszug noch nicht durch den Mitarbeitenden freigegeben worden.

  2. Mitarbeitender gibt Stundenauszug frei

    Grundsätzlich können deine Mitarbeitenden ihre Stundenauszüge jederzeit freigeben. Sinn macht es natürlich erst, wenn alle Arbeitszeiten der Periode erfasst worden sind.

    • Deine Mitarbeitenden können auf dieses Icon klicken, um ihre Stundenauszüge freizugeben.

    • Deine Mitarbeitenden können auf dieses Icon klicken, um ihre Stundenauszüge freizugeben.

    Sobald die Stunden durch den Mitarbeitenden freigegeben worden sind, erscheint unter Freigabe das Icon .

    Jetzt können die Administratoren den Auszug auf die gleiche Weise freigeben. Ist der Auszug von allen benötigten Personen freigegeben worden, generiert pia ein PDF des Auszuges. Unter Freigabe findest du jetzt das Icon .

pia, Einsatzplanung

Stundenauszüge mit ausstehenden Freigaben

Die noch ausstehenden Freigaben listet pia dir übersichtlich auf unter:

Mitarbeitende > Stundenauszüge mit ausstehenden Freigaben.

Hier kannst du über das Icon direkt zu den einzelnen Auszügen navigieren.