Freigabeprozess Stundenauszüge

Du hast bei der Konfiguration der Stundenauszüge einen Freigabeprozess integriert. Für einen reibungslosen Ablauf zur Erstellung der Stundenauszüge, empfiehlt dir pia den folgenden Ablauf.

Zeitrahmen definieren

Definiere zunächst den Zeitrahmen für den nächsten Stundenauszug. Auf der Übersichtsseite deiner Mitarbeitenden findest du oben rechts den Button «Zeitrahmen für Stundenauszüge definieren». Dort kannst du den Zeitrahmen für den nächsten Stundenauszug für alle Mitarbeitenden gleichzeitig erstellen. Wähle jeweils eine eindeutige Bezeichnung für die neue Periode wie zum Beispiel "Mai 2022".

pia hinterlegt dir den neu erstellten Zeitrahmen bei jedem Mitarbeitenden unter folgender Navigation: Mitarbeitende > Einzelner Mitarbeitender > Stundenauszüge. Nachdem du den Zeitrahmen definiert hast, erscheint in dieser Ansicht ein neuer Stundenauszug. Hier hast du zwei Optionen:

Mit Klick auf dieses Icon kannst du eine Vorschau des Stundenauszuges anschauen. Diese Vorschau enthält natürlich immer erst die bis anhin erfassten Stunden.
Solange unter Freigabe dieses Icon erscheint, ist der Auszug noch nicht durch den Mitarbeitenden freigegeben worden.

Freigaben einholen

Grundsätzlich können deine Mitarbeitenden ihre Stundenauszüge jederzeit freigeben. Sinn macht es natürlich erst, wenn alle Arbeitszeiten der Periode erfasst worden sind. Der Freigabeprozess funktioniert die folgt:

Freigabe

Mit einem Klick auf dieses Icon können Mitarbeitende ihre Stundenauszüge freigeben.
Dieses Icon erscheint, sobald die Stunden durch den Mitarbeitenden freigegeben worden sind. Nun sind die Admins an der Reihe.
Jetzt verfügt der Stundenauszug über alle benötigten Freigaben und pia erstellt ein PDF, welches zum Download bereitsteht.

Status

Ein Stundenauszug, der noch nicht durch den Mitarbeitenden freigegeben worden ist, hat noch keinen Status. Sobald er durch den Mitarbeitenden freigegeben worden ist, wechselt der Status auf .

Falls nachträgliche Einträge einen bereits freigegebenen Stundenauszug verändern, ändert der Status auf . In der Detail-Ansicht des jeweiligen Stundenauszuges sind alle Änderungen aufgeführt.

pia prüft zweimal täglich alle Stundenauszüge automatisch auf Änderungen. Wenn du eine Prüfung manuell auslösen möchtest, klicke auf den Button «Auf Änderungen nach Freigabe prüfen».

Hinweis: Stundenauszüge, die älter sind als das Feature "Auf Änderungen nach Freigabe prüfen", können nicht geprüft werden und verfügen über den Status .

Freigaben widerrufen

Fehler können passieren. Falls ein fehlerhafter Stundenauszug vom Mitarbeitenden und vom Admin freigegeben worden ist, können die Freigaben widerrufen werden.

Mit Klick auf dieses Icon können Admins ihre Freigabe widerrufen.
Jetzt erscheint beim Mitarbeitenden unter Freigabe dieses Icon. Entzieht auch der Mitarbeitende seine Freigabe, wird das PDF gelöscht und es stehen wieder alle Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Jetzt kann der Stundenauszug korrigiert werden und der Freigabeprozess startet erneut.

Stundenauszüge

Stundenauszüge mit ausstehenden Freigaben

Die noch ausstehenden Freigaben listet pia dir übersichtlich auf unter: Mitarbeitende > Stundenauszüge mit ausstehenden Freigaben. Hier kannst du über das Icon direkt zu den einzelnen Auszügen navigieren.